Office Manager, Opleidingscoördinator en medewerker verkoop

Doel van de functie

De Office Manager is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor in Beverwijk. De Office Manager draagt zorg voor alle voorkomende kantoorwerkzaamheden om de bedrijfsvoering goed te laten verlopen. De functie is een combinatie van coördinerende, uitvoerende en verkoopactiviteiten ter ondersteuning van de directeur en veiligheidskundige/docenten.

De Office Manager zorgt voor de actuele planning/overzicht, project-/urenregistraties, coördinatie afhandeling opdrachten / projecten / trainingen (iom collega’s), administratieve ondersteuning en verkoop. Hij/zij is de spil binnen het bedrijf, die goed in teamverband, maar ook zelfstandig kan werken / overzicht houden. Hij / zij ondersteunt het team zodat de bedrijfsvoering optimaal en efficiënt verloopt.

Plaats in de organisatie

De Office Manager werkt samen met en wordt aangestuurd door de directeur en de vorige office manager, maar werkt ook samen met de collega veiligheidskundige en trainers.

Werkzaamheden / resultaatgebieden

Telefoon-, email- en postverkeer afhandelen.

• Neemt inkomende gesprekken aan en ontvangt bezoekers;
• Neemt boodschappen aan en/of informatie en geeft deze door aan de betreffende collega/persoon;
• Verzorgt de post en e-mail en handelt zoveel mogelijk (algemene) informatieverzoeken af of beoordeelt aan welke persoon het informatieverzoek dient te worden doorgezonden.

Organisatorische ondersteuning

• houdt overzicht van en coördineert de projecten(aanvragen), opdrachten en/of trainingen, zodat deze binnen planning worden afgehandeld;
• stemt uitvoeringsdata af met klanten en trainer(s)/veiligheidskundig(en) en zorgt voor de juiste voorbereiding en afhandeling;
• ondersteunt en ondervangt de directeur waar nodig (agenda- en taakbeheer);
• houdt de voorraad bij van het kantoormateriaal en kantoorbenodigdheden en initieert de inkoop hiervan. Administratief werk verrichten
• verricht algemeen administratieve werkzaamheden zoals het invullen van formulieren, verzorgen correspondentie, scan-/ kopieerwerkzaamheden, enzovoort;
• opstellen en controleren (uitgaande) offertes/rapportages, zorgt ervoor dat deze op tijd worden verstuurd;
• stelt KAM-rapportages en handboeken op en verzorgt de certificaten & pasjes van verzorgde cursussen;
• archiveren afgehandelde projecten/opdrachten beheert het archief;
• biedt algemene administratieve ondersteuning aan andere medewerkers;
• verzorgt / regelt het lesmateriaal/toebehoren voor opdrachten en trainingen, incl voorraadbeheer hiervan;
• beheer project-/urenregistraties (database) icm periodieke nacalculatie;
• biedt ondersteuning bij het bijhouden van de website, het verzorgen van de nieuwsbrief, de nieuwsflits en dergelijke publicaties (samen met de webmarketing);
• uit-/verwerken van feedback en besprekingen met klanten in rapportages, handboeken, enzovoort.

Verkoop / saleswerkzaamheden

• afhandeling offerte / informatie aanvragen
• opstellen en controleren van opdrachtbevestigingen en getekende (retour)ontvangst;
• gestructureerde prospect benaderen /acquisitie en onderhouden klantencontact;
• zet een database op van relaties (CRM), houdt deze bij, stelt mailgroepen samen en ondersteunt bij het verzenden van mailings (relatiebeheer);
• stelt verkoopbrochures op en promoot de diensten via mailings, website, enzovoort;
• ontwikkelen / verbeteren dienstenpakket.

Facilitaire en pandzaken

• voorkomende facilitaire zaken zodat het kantoor er representatief uitziet;
• signaleert gebreken en noodzakelijk onderhoud aan apparatuur en/of het kantoorpand;

Na de inwerkperiode kan de functie uitgebreid worden met KAM- en/of veiligheidskundige ondersteuning

• Zorgt voor de werkvoorbereiding zodat de opdrachten goed uitgevoerd kunnen worden;
• Zorgt voor een goede afstemming / communicatie met de klanten en collega’s;
• Zorgt dat de opdrachten binnen de gecalculeerde tijd en planning wordt afgehandeld, meldt meer-/minder werk direct en wanneer het gefactureerd kan worden;
• Houdt en begeleidt interne controles/audits en/of werkplekinspecties;
• Verzorgen VCA-trainingen, (praktijk)instructies en/of toolboxen (indien men hierin interesse heeft);
• Adviseert relaties en houdt VGM-gerelateerde documenten, wo. RI&E’s en KAM-/QHSE-handboeken bij.

Profiel van de functie

Kennis

• minimaal MBO + / voorkeur HBO werk- en denkniveau;
• kennis van geautomatiseerde gegevensverwerking en bestandsbeheer;
• goede kennis en vaardigheden in de actuele Office programma ́s, zoals Word, Excel en PowerPoint. MS Visio of dergelijke is een pre;
• zeer goede beheersing van het Nederlandse in woord en geschrift. Engelse goed .
• (aantoonbare) kennis/affiniteit met de KAM-dienstverlening, -managementsystemen (VCA, ISO9001/14001, 45001) en veiligheidsopleidingen.

Ervaring

• bij voorkeur 3 jaar relevante werkervaring in de resultaatgebieden;
• ervaring met database beheer dan wel bereidheid deze vaardigheden te verwerven;
• ervaring met Forms en stroomschema programma’s, zoals Visio

Vaardigheden

• goede sociale en communicatieve vaardigheden voor het veelvuldige onderhouden van in- en externe contacten;
• goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (meertalig) voor het overdragen van informatie en het verzorgen van rapportages, correspondentie, enz. Vereist: Nederlands en Engels;
• goede plan- en organisatievermogen benodigd voor het organiseren van de vele verschillende werkzaamheden;
• goede computervaardigheden (o.a. MS Office) voor het be- en verwerken van informatie en het opstellen van rapportages en handboeken;
• gestructureerd en nauwkeurig werken voor de coördinatie van de opdrachten / trainingen, opstellen rapportages en handboeken (VCA, ISO9001/14001/45001, OHSAS), verwerken informatie/feedback en het bijhouden van de database;
• slagvaardig om met behulp van de beschikbare middelen en mensen de doelen te bereiken (hands-on mentaliteit).

Attitude

• proactief en flexibel
• teamplayer/aanjager combinatie tussen gedisciplineerd/resultaatgericht en vriendelijk/verbindend;
• servicegericht vanwege het interactieve en dienstverlenende karakter van de functie;
• ordelijk voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens;
• accuraat vanwege de vereiste nauwgezetheid in de uitoefening van de functie;
• integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals (vertrouwelijke) bedrijfs- en/of klanten- informatie en persoonsgegevens;
• attente en humoristische persoonlijkheid;
• stressbestendig in verband met werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen.

Je werkt zelfstandig en bent een spin in het web die overzicht weet te houden en uitdaging ziet in het behalen van deadlines/planningen. Bij voorkeur in het bezit van een diploma preventiemedewerker of VCA VOL en BHV.